台北市府掀“无纸化”旋风 可随时随地办公

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(人民日报)办公不用纸张是怎样一种体验?台北市府近年践行“无纸化”,在公文及会议等方面率先革新,让市府办公人员使用电子终端阅读各项材料并批阅公文,以求节省纸张及提升效率。在公文电子化方面,去年台北市府“在线签核”的公文达173万件,节省纸张累积高度超过台北101大楼。

为了加快行政流程,台北市府除可让主管以社交软件截图附上公文下达指令,更大规模翻修公文系统,全力发展“行动签核”,由此市府办公人员可用平板电脑、手机轻松批阅公文。系统预计年底开发完成,明年初上线试办。

可随时随处批阅文件

为实现“无纸化”作业目标,台湾近年来推动公文“在线签核”,让办公人员通过计算机系统,直接在线修改文字、批阅及签核,以使公文从形成到传送,不产生任何纸本。

早在几年前,台湾新北市政府就声称推出“行动签核”系统,但目前签核公文须插卡认证,行动装置不支持,还得回到办公室插卡,才能真正完成“签核”。但台北市府正要让公文系统与行动装置兼容,使得手机与平板电脑完整具备公文签核功能。这意味着公文不仅实现了电子化,还能脱离办公场所的限制,随时随处可供使用。

由此,各单位主管和办事员,不论在外开会、乘车、吃饭,甚至假日在家,遇到需要处理的公文,便能轻而易举地下载批阅。这套新系统将于今年底开发完成,明年上半年推行试办,下半年全面上线。届时将大幅提升台北市府公文无纸化比率,也会加速行政效率。

对于即将到来的办公场景,台北市府办公人员有期待也有担忧。台北市观光传播局长简余晏则认为,原先常需带厚厚一迭公文回家加班,若随处都能在线签核,可以在移动中批阅,很省事。

与此同时,有交通局官员表示无奈,称行动签核上线后,更没理由耽搁签核进度,随时随地都要处理公文,虽对“急案”有帮助,但压力势必更大。而每天经手超过50件公文的某主管抱怨道,平常看纸本公文眼睛就快坏了,平板电脑还是太小,更别提用手机。

各单位落实情况有别

由于许多人习惯于纸本签核,“中央”制订的目标也属于鼓励性质,在“既没鞭子也没萝卜”的情况下,台湾各级行政机构在线签核成效不彰。

为加大推动力度,台北市在台湾地区45%的统一标准上严格要求,将市府在线签核标准提高至65%,让不少单位压力陡增。早在2015年,台北市府整体在线签核率已达63%,但其中有高达44%的单位未达标准,有些机关达标率更仅有20%。而成效最佳的研考会却达到93%,信息局及消防局也超过八成,各单位成效差异很大。

对此,台北市秘书处文书组组长张婉萍解释说,各机关处理的公文性质不同,有些机构就“体质”而言难以推动公文电子化。像业务与民众相关的机构,不易把民众提交的纸本文件全转成在线签核;另外文化局和都更处等单位,常有复杂的图文件与附件,转成电子版也有难处。

大力推动会议“电子化”

台北市府在会议“电子化”方面同样费尽心思,今年订出“电子化会议达80%”的高目标。所谓会议“电子化”,指的是开会时不再印数据材料,而是直接用计算机或平板电脑浏览。

据台北市秘书处统计,台北市信息局、民政局和捷运公司是推行电子化会议成效较好的单位。信息局还发展电子签到表,会议成员在平板电脑上点选签名空格,就能手写签到、当场存档。

在文化资产审议、环境评估等众多审议会中,都市设计审议委员会率先实现电子化。都市设计科长罗文明说,都审报告书少则二三十页,多则两三百页。以前规定每案要印42本,但审完案子后多数会拿去回收,耗费不少纸张。去年添购约40台A3大小的平板电脑,大家开会时都看电脑里的数据,设计单位也只需印5本报告书,供签报等行政作业就好。